编制归档文件目录(文件材料编制与归档范本怎么写)
1.文件的归档范围有哪些
根据国家档案局2006年制定的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定》，如下材料列入 归档范围： （1） 上级来文。
需要贯彻执行的上级重要会议文 件、上级业务主管部门的法规性文件、上级视察工作形 成的文件材料、代上级草拟并被采用的文件、上级单位 转发本单位的文件等。 本单位形成的文件。
本单位代表性会议、工作 会议和专业会议文件材料；本单位的各种正式发文；本 单位的请示与上级的批复；反映本单位业务活动的文件 材料；本单位的各种工作计划、统计报表；本单位领导 公务活动中形成的重要信件、电话记录；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员 编制等文件材料；本单位的历史沿革、大事记、年鉴， 反映本单位重要活动事件的简报、荣誉奖励证书；信访工 作材料；本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材 料；本单位职工劳动、工资福利方面的文件材料；本单位 外事活动中形成的文件材料等。 （2） 下级报送的文件。
下级单位报送的重要工作计 划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件；下级单位报送的法规性备案文件等。 （3） 相关文件普查工作中形成的文件材料；同级 单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行 的法规性文件；有关业务单位对本单位工作检查形成的 重要文件；同级机关和非隶属单位与本单位联系、协商 工作的文件材料等。
2.机关文件材料归档范围包括哪些内容
机关文件材料归档范围四款原则规定，既是机关判断文件材料是否归档的价值标准，同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性，便于各机关从实行工作出发，根据本机关具体职能活动，合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学、也不实行，在技术处理上也存在操作的困难。
因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档作宏观、指导性规定。本着先易后难，分开处理的原则，《规定》对机关文件材料的归档范围有具体要求，对非文件和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档保管期限，按国家有关规定执行。
3.文件归档的中华人民共和国归档文件整理规则
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 本标准采用下列定义。
2.1 归档文件 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3 件 归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类 归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构（问题）分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。
图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。5.5.1.4 题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加〔 〕号。5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
（见图A4(a))。5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
4.文件归档分为哪几大类
中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施 -------------------------------------------------------------------------------- 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
? 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。
2.1 归档文件? 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理? 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件? 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法 5.1 装订? 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类? 归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类? 将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类? 将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构（问题）分类? 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列? 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号? 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。
图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。
? 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目? 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。 5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6 装盒? 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
（见图A4(a))。 5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表? 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
5.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的例子
#######局文件材料归档范围和文书档案保管期限表序号 文件材料归档范围 保管期限1 党委会议、局务会议、局长办公会议记录 永久2 本局召开的工作会议、专题会议的文件材料 2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年3 机关联合召开会议的文件材料 3.1 本机关为主办的 3.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年3.2 本机关为协办的 3.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 30年3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 10年4 本局组织机构设置、编制、人事任免文件 4.1 机构的设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久4.2 区委、区人大、区政府、区委组织部等关于人事任免、干部退休、职称的文件 永久4.3 本局干部、职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、退休、死亡、抚恤等材料 永久4.4 本局干部、职工人事考核、职称评审文件材料 永久4.5 本局干部、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久4.6 本局年度公务员、干部、职工花名册及公务员工资统计报表和各类人事报表 永久4.7 人事工作制度、规定、条例、细则、办法等文件 30年5 本局起草的以区政府及其办公室或两办名义制发的办法、细则及专项业务文件 永久6 本局代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年7 表彰本局和人员的文件 7.1 受区级及以上的表彰、奖励的 永久7.2 受区级以下表彰的（内部表彰） 30年8 对本局有关人员的处分材料 8.1 警告（不含）以上的 永久8.2 警告的 30年9 上级机关、上级领导检查本地区、本机关工作时形成的文件材料 9.1 重要的 永久9.2 一般的 30年10 本局制发的房产管理方面普发性文件、中长期规划、纲要等文件材料 永久11 本局的请示与上级机关的批复 11.1 重要业务问题的 永久11.2 一般业务问题的 30年12 同级机关、委托管理企业的来函、请示与本局的复函、批复等文件材料 12.1 重要业务问题的 永久12.2 一般业务问题的 30年13 机关联合行文的文件材料 13.1 本局为主办的 13.1.1 重要业务问题的 永久13.1.2 一般业务问题的 30年13.2 本局为协办的 13.2.1 重要业务问题的 30年13.2.2 一般业务问题的 10年14 上级机关制发的文件材料 14.1 上级机关制发的属于本局主管业务的文件材料 14.1.1 重要的 永久14.1.2 一般的 30年14.2 上级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年15 本局的计划、总结 15.1 年度及年度以上的 永久15.2 年度以下的 10年16 本局处理人民来信的材料 16.1 有领导重要批示和处理结果的 永久16.2 其他有处理结果的 30年17 本局办理人大代表建议、政协委员提案的答复材料 永久18 本局事务管理的文件材料 18.1 有关房产、土地所有权和使用权等文件材料及重要的合同、协议 永久18.2 其他的合同、协议 10年19 本局年度大事记、组织沿革等 永久20 本局编写的简报、信息 10年21 本局领导在公务活动、有关会议上的讲话 30年22 本局党团、工会活动中形成的文件材料 22.1 工作报告、总结及成立换届选举结果 永久22.2 重要专项活动的报告、总结等 永久22.3 一般性活动的报告、总结等 10年22.4 局年度党员名册、批转加入党组织的文件材料及**党内统计年报 永久23 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 23.1 重要的 永久23.2 一般的 30年24 本局行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久25 本局行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 永久26 本局财务预算 30年27 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年28 本局检查情况汇总、通报、整改通知等文件材料 永久29 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般会议记录 30年。
6.文件如何分类,怎么归档
归档文件整理规则 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。
2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类 归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构（问题）分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。
图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。 5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
（见图A4(a))。 5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
7.如何确定文件材料归档的年度
机关文件材料归档范围四款原则规定，
既是机关判断文件材料是否归档的价值标准，
同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性，
便于各机关从实行工作出发，
根据本机关具体职能活动，
合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学、也不实行，在技术处理上也存在操作的困难。因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档作宏观、指导性规定。本着
先易后难，分开处理
的原则，《规定》对机关文件材料的归档范围有具体要求，对非文件和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档保管期限，按国家有关规定执行。