一、相关法律法规条文
《中央和国家机关培训费管理办法》(财行〔2016〕540号)第十四条:明确规定“报销培训费,应当提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证”。其中“实际参训人员签到表”是证明培训实际开展及参与人员范围的直接依据。
《行政事业单位财务规则》(财政部令第108号)第三十七条:要求“各项支出应当全部纳入单位预算,严格执行国家有关财务规章制度规定的开支范围及开支标准;各项支出应当按照实际发生数列支,不得虚列虚报”。签到表作为支出真实性的佐证材料,是落实“实际发生制”的重要凭证。
《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)第四十八条:规定“原始凭证的内容必须具备:接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额”。签到表通过记录参训人员信息,与培训通知、费用明细形成逻辑闭环,共同构成完整的原始凭证链。
二、问题情况及原因
情况 | 原因 | 注意要点 |
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常规培训费报销 | 证明培训活动真实发生,避免虚构培训套取资金 | 签到表需包含参训人员姓名、单位(或岗位)、签到时间(精确到分钟)、联系方式(可选);签字需为手写,禁止代签或机打。 |
含餐费的培训费报销 | 证明餐费支出与实际参训人数匹配,防止虚报餐费(如按100人订餐但实际仅50人参训) | 签到表人数需与餐费结算单人数一致;若为外部餐饮机构提供服务,需同时留存餐饮机构盖章的消费明细。 |
跨部门联合培训报销 | 明确各部门参与人员范围,避免超范围列支(如非参训部门人员费用混入报销) | 签到表需标注参训人员所属部门;联合培训需由主办部门与协办部门共同确认签到表真实性。 |
委托外部机构举办的培训 | 验证外部机构是否按合同约定组织培训(如合同约定培训100人,实际参训不足) | 签到表需由外部机构经办人签字并加盖公章;若为线上培训,需同时留存电子签到记录(如直播平台后台截图)并打印归档。 |
三、误区、误解及风险
误区/误解 | 具体表现 | 潜在风险 |
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签到表仅为形式,内容简略也可 | 签到表仅记录姓名,无单位、时间;或由经办人统一代签;电子签到未打印纸质件存档。 | 审计或巡视时,因无法证明参训人员身份及培训实际开展时间,被认定为“虚构培训”,要求追回资金并追究相关人员责任。 |
签到表与其他凭证无需严格匹配 | 签到表人数与培训通知计划人数差异较大(如计划100人,签到仅50人),未要求补充说明。 | 被质疑“虚报培训规模”,导致培训费超标准列支(如按100人申请场地费但实际仅50人),需整改并调整预算。 |
后补签到表不影响报销合规性 | 培训结束后补签签到表,签字时间与实际培训时间不符(如培训在3月,签到表签字日期写4月)。 | 被认定为“凭证造假”,单位面临通报批评,财务人员因审核不严承担连带责任。 |
电子签到无需纸质存档 | 仅保存电子签到记录(如微信群接龙、在线表格),未打印并由参训人员补签。 | 电子数据易丢失或篡改,审计不认可其法律效力,需重新补正材料,增加财务人员重复工作量。 |
四、问题规范方法
(一)规范步骤
培训前:明确签到表要求主办部门需在培训通知中注明签到表格式(含姓名、单位、签到时间、联系方式),并告知参训人员“未签到不得报销与培训相关的个人费用(如交通、住宿费)”。财务部门可提供《培训费报销附件清单模板》(见文末参考),提前向经办部门说明签到表的具体要求。
培训中:现场收集并核对签到表由主办部门指定专人(如培训班主任)负责现场签到,核对参训人员身份(如查看工作证),避免代签。若为线上培训,需通过直播平台设置“在线签到”功能(如输入验证码),并下载后台签到记录,打印后由参训人员补签确认。
报销前:财务部门严格审核财务人员需重点审核签到表与以下材料的一致性:
若发现签到表缺失、信息不全或与其他凭证矛盾,应退回经办部门补充材料并说明原因。
与培训通知:签到人数不得超过通知中“参训人员范围”;
与费用明细:餐费、场地费金额需与签到人数匹配(如餐费标准为50元/人,100人参训则餐费应为5000元);
与讲课费签收单:讲课费发放人数需与签到表中“授课人员”信息一致。
报销后:完整归档保存签到表作为原始凭证附件,需与培训通知、费用发票等材料共同装订,按《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)保存30年。电子签到记录(如截图、后台导出文件)需刻盘或上传至单位档案管理系统备份。
附:参考模板——培训费报销附件清单
序号 | 附件名称 | 要求 |
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1 | 培训通知 | 需包含培训时间、地点、参训人员范围、议程安排,加盖主办部门公章。 |
2 | 实际参训人员签到表 | 含姓名、单位(或岗位)、签到时间(精确到分钟)、手写签字;电子签到需打印并补签。 |
3 | 费用明细单据 | 场地费、餐费、交通费等需提供原始发票及明细清单(如餐饮机构盖章的消费单)。 |
4 | 讲课费签收单 | 授课人员需签字并注明身份证号(或工作证号),金额与培训通知中“讲课费标准”一致。 |
5 | 其他佐证材料 | 如跨部门联合培训需提供协办部门确认单;外部机构培训需提供合同及机构资质证明。 |