1.简报的制作软件

简报是指我们日常就一个题目而简单向听众简述报告内容的过程。今日的简报中，简报软件都不可或缺。MicrosoftPowerPoint、HarvardGraphics或LotusFreelance都是很常用的简报软件。但当我们要表述一些复杂的图表，而这些软件的有限功能未能有效帮助我们，就要借助Adobe Illustrator之类的专业软件来辅助制作。

2.怎样制作电子简报

其实准备简报内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键字的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。

文字善用PowerPoint 的简报设计范本，可以省去我们配色定字型的时间。 切记简报是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服观众的是我们，所以不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。

我们可以从营销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是简报投影片就好了，要有我们演讲才成功。 再从智慧财产权的角度来说，如果投影片的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性；君不见著名的演讲者，一套投影片走天下，场场瀑满，没有人嫌投影片一样，因为诠释不同。

所以制作投影片请掌握 Magic Seven 原则，每张投影片传达 5 个概念效果最好， 7 个概念人脑恰恰好可以处厘，超过 9 个概念负担太重了，请重新组织。 （7 士 2 = 5 ~ 9 ）字体大小投影片的字体要大、行数要少，为什么，请看下图便知分晓： 投影片的字体要大、行数要少，为什么，请看下图便知分晓：记住：我们是来演讲，不是来做视力检查！ 字体大，行数自然就少，当然就符合 Magic Seven 原则！ 我的建议是： 大标题至少要用44点以上的字，如果会场很大、很深的话，点数最好再提高。

还有，千万别忘了，投影片的大小标题，请尽量用粗体，不要说我在电脑萤幕上看很清楚啊！ 我们是要投影出来给观众出来给观众看，而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。 另外， 除非是自备 notebook ，否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计，因为会场的计算机可能无法支持，千万不要冒这个险！标题标题是每张投影片的主轴，请简洁有力地传达每张投影片的重点，最好是以 5 ~ 9 个字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，就算挤得进投影片，也挤不进观众的脑中，而后者显然是比较重要的。

因为标题只能取 5 ~ 9 个字，所以冗赘之字就无须出现，其实每张投影片就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是不会出现超过两、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。 勿用标点符号 既然投影片就是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是可以直接省略。

投影片上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，所以大部份的标点符号都是多余的。 至于括号，也尽量少用，特别是在标题上若加上括号就好像在大庭广众咬耳朵一样，如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中，这样可以让我们的标题简洁有力。

缩写用英文缩写字可以让简报内容更精简，更专业！ 那可不一定，缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用，所以除非我们非常确定觏众的背景，否则还是将全文拼出较佳。 还好，简报不像看书或文章，我们希望带着观众跟着简报的进度走，所以不能期望观众在第二张投影片学会的缩写就能马上应用到后面，更别提有很多人演讲是会迟到或神游的。

数字数字会说话，所以善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好，因此，统计数字也是简报常用的信息。 在简报中引用统计数字时，投影片中宜以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘泥于精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想，只有在特殊目的的时候，才需要使用精确数字。

关联信息信息透过时间和空间的关联，更具意义，所以流程图、组织图、时间表、timelines ，都可以让信息更为生动， Visio 是很好的辅助工具。 图表表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能说故事，换句话说，图表只须标题，请勿再加上文字解释图表内容。

诠释这种智能型的工作，千万不要让电脑做，要让睿智的我们来发挥。如果怕到时紧张遗漏了重要的资讯，请把要讲的内容打在备忘稿中。

动画 我们经常利用大饼图、直条图等来呈现统计数字，此时我们也可以多点创意，以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。 信息来源资讯来源 简报也应该尊重智能财产权，注明数据来源一来表示我们所引用信息的权威性，二来也彰显我们的专业。

在简报中可以建立自己的风格，将资讯来源固定安排在投影片的固定地方，如此一来，我们演讲的时候不用再花宝贵的时间去交待资讯来源，观众就会自己在投影片的适当位置取得所需资讯。