1.公文的特定格式有三种

公文的格式是指文件的组成部分和印刷规范。

公文的格式具有规范性和相对确定性，在**办公厅2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，以及中华人民共和国国家标准1999年《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999代替GB/T9704-1988）两个文件对行政机关公文格式作出了明确规定。 （一） 常见“文件式”公文格式 图1 公文首页版式 图2 上报公文首页版式 图三 公文末页版式 （二）特定公文格式 按照新的《国家行政机关公文格式》规定，特定格式的行政公文主要有三种，即信函、命令和会议纪要。

1.信函格式 与“文件式”公文相比，信函式公文主要有以下特点： （1）发文机关标识不同。信函式公文的发文机关名称不用简称。

比如**文件式公文的版头为“**文件”，而信函式公文的版头应该为“中华人民共和国**”。 （2）在发文机关名称4mm之下，有一条武文线，在距离下页边20mm处，有一条文武线。

其份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在武文线之下。 示例如下： 2.命令（令）格式 命令（令）格式的特点主要有： （1） 发文机关标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成。

（2）命令（令）发文字号的顺序不受年度和领导人更替的限制。 文件式公文的发文字号直接标明号即可，但是命令（令）的发文字号必须在令号前加“第”；命令（令）的顺序自1号开始，依次下排。

（3）命令（令）的版头与正文之间没有红色反线，令号之下空两行即是正文。 （4）命令（令）无须加盖单位印章，而是由机关负责人签署。

只有在机关领导人在公文落款处签署姓名或加盖签名章之后，命令（令）才能向外发出。只有发文机关的**才可以签发，副职不能联署，也不能代署。

（5）命令（令）没有主送、抄送，而是使用“分送”。在版记处设专栏“分送”，分送机关的标识与抄送机关相同。

请看下面的示例： 中华人民共和国**令 第292号 《互联网信息服务管理办法》已经2000年9月20日**第31次常务会议通过，现予公布施行。 总 理 *** 二？？？年九月二十五日 3.会议纪要格式 《国家行政机关公文格式》规定，会议纪要标识由“ХХ会议纪要”组成。

简报式会议纪要的发文机关标识用红色小宋体字，字号由发文机关决定。简报式会议纪要不加盖印章。

例如： 二、公文格式中常见问题分析 （一） 公文用纸幅面尺寸不规范 新《国家行政机关公文格式》规定，国家行政机关公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmХ297mm），版心尺寸为156mmХ225mm（不含页码标记）。 但在实际使用过程中，16开型公文用纸仍然存在，致使公文天头和订口超出规定的范围。

（二） 盖印不规范 印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，盖印必须按照有关规定正确使用。但不规范使用的现象仍然存在。

按照**办公厅2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》的最新规定，非“会议纪要”和非电报形式发出的其它公文，都应该加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章，其他机关无须加盖印章。

联合下发的公文，所有发文机关都应加盖印章，之所以这样规定，是因为对于联合下发的公文而言，所有参与机关的下级机关都必须遵照执行，而如果只是加盖主办机关的印章，那么其他参与机关的下级单位可能会对自己的上级机关是否参与此公文的联合行文产生怀疑，从而会影响公文的权威性，甚至会妨碍工作的开展。 （三） 版记中的反线标识混乱 公文的版记包括主题词、抄送机关、印发机关及印发时间等。

版记之间都要加一条宽度与版心相同的反线，但是有些公文遗漏或未划出反线。 （四） 发文号书写不规范 中华人民共和国国家标准1999年《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999代替GB/T9704-1988）指出，发文字号中序号不编虚位，不加“第”。

但是有些公文的发文字号却写成“ХХ发〔2001〕001号”或“ХХ发〔2001〕第Х号”等不规范的用法。 （五） 印发时间标注不正确 印发时间不同于成文时间，成文时间是负责人签发的日期，而印发时间是公文付印的日期。

印发机关应该左空一字，与印发时间共占一行，位于抄送机关之下。 但有些公文的印发机关左空的大小不合格，或将印发时间混同于成文日期，使用汉语数字标识印发时间等。

（六）表示结构层次的序数使用不当 按照《国家行政机关公文处理办法》规定，标示公文层次的序号应该依次为“一”、“（一）”、“1。”、“（1）”，但是在实际使用中，常出现混用、错用现象。

有的将“（一）”或“（1）”错写成“（一）、”“（1）、”，将法规性文件的“第一条”误写成“第1条”等。 。

2.公文写作中简报的三要素

格式

行政公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。红色反线以上的各个要素统称眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。

结构用语

公文结构的用语分为：中，国演。讲网，一是开头用语， 用来表示，代，写公。文，行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。电画：幺三二，二令五三，五零零六， 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

版头

由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字或者加上带括号注明的文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。

发文字号

由机关代字、年份和发文序号组成如：

渝府字〔2009〕23号

1、份号

标注同一份公文正本份数的号.在秘密以上等级公文中标引。

2、密级

秘密，机密，绝密

3、紧急程度

特急，急件

标题

1. 规范式：三部分，即：发文机关+事由+文种

――用于重要、庄重的公务

2. 灵活式

A 二部分：一是发文机关+文种

（以上标题下可加时间）

二是事由+文种

三是“转发+始发机关及原通知标题”

B 一部分：只有文种

――常是不大重要的公务，带周知性

★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。