1.档案管理具体流程

档案管理具体流程：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。

随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。

其中每项工作都必不可少，并有一定程序。 它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。 扩展资料 档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。

从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。 档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。

档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。 但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。

参考资料来源：百度百科-档案管理。

2.档案管理制度范本

最低0.27元/天开通百度文库会员，可在文库查看完整内容> 原发布者：智拓法律 档案管理制度第一条目的规范档案编号、分类、整理及借阅工作，为加强对公司档案的管理，有效利用和共享各类档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）以及有关法律、法规的规定，结合本公司实际，制定本项制度。

第二条适用范围本办法适用于公司各部门、项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条职责1.综合管理部负责对公司的各类档案实行统一监督管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各职能部门负责档案资料的工作人员进行业务指导和培训。

2.综合管理部负责对公司人事档案的直接管理。3.销售管理中心负责销售档案、客户档案的管理。

第四条程序1.档案的分类公司档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、影像档案、实物档案、电子（拷贝）档案、经营档案。2.立卷、归档2.1综合管理部及各职能部门应定期或不定期的进行档案的收集。

2.2立卷归档的时间2.2.1有保留价值的各类法规、政府文件等外来文件，各部门、销售部在收到或取回文件后，原件必须在5个工作日内送交综合管理部，进行统一管理。2.4各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须使用原件。

第五条附则。

3.公司档案管理方案怎么写

人力资源档案管理方案对人力资源档案进行妥善管理，是人力资源管理的重要内容，这样既能有效地保守人才机密，也可以维护人力资源档案资料的完整，防止资料损坏.企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键.目录：一，员工人事档案资料管理规定二，员工培训档案管理办法三，员工工作业绩档案管理办法四，员工档案保管规定五，员工档案利用办法附：人力资源档案管理用表一，员工人事档案资料管理规定概念解说：员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据，因此必须制定相应的规章，加强员工人事档案资料的管理工作.编写要点：在制定该文案的过程中需注意如下几个方面：（1）明确目的；（2）阐明员工人事档案资料包含的内容.范 文：**公司员工^事档案资料管理规定为了加强本公司员工人事资料管理工作，特制定本规定.一，各人事命令，通知公布后，连同该隶凭证（申请单或签呈）合并归档.二，每月初依据人员异动记录簿编制"人力异动月报表"，呈核阅后，列八人事流动率检查依据.三，员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书"，可至人力资源部说明中请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印.四，人力资源部应于每月10日编制各主管名册，送总机备查.五，人力资源部应备档案包括如下内容：1，人力异动案；2，员工奖惩案；3，员工考绩案；4，员工培训案；5，人事规章案；6，人事勤务案；7，人亭报表案；8，员工福利案；9，文体活动案；10，涉外事件案；11，收发文件登记簿.六，本规定自公布之日起实施.二，员工培训档案管理办法概念解说：公司培训员工时应建立员工培训档案，并加强对员工培训档案的管理，从而使员工培训工作有据可查.编写要点：（略）范 文：**公司员工培训档案管理办法一，为了加强员工培训的档案管理工作，使员工培训工作有据可查，特制定本办法.二，员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录.三，员工的培训记录内容包括：（1）在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称，内容，时间，出勤记录，参加有关考试的试卷，培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告等；（2）在岗位培训中，员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录，课程情况，考试成绩，评估表格，总结报告等；（3）在工作期间，员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料.四，员工培训档案与其工作档案一起被公司人力资源部作为对员工晋升，提级，加薪时的参考依据.五，员工的培训档隶也是公司培训部发掘与调配人才的原始依据.：六，本办法自公布之日起实施.三，员工工作业绩档案管理办法概念解说：为了激励员工，公司应对员工的工作业绩及时进行记录，建立员工绩效档案，加强绩效管理.编写要点：（略）范 文：**公司员工工作业绩裆案管理办法一，本办法是为了对员工工作业绩厦时进行记录，方便绩效考核工作，加强绩效管理，激励员工.二，要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案.考核标准是依据岗位责任制中心的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总.三，建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价，对工作突出，成绩和贡献较大者要给予表扬，奖励，晋级等.对工作不踏实，消极怠工，屡屡出现差错者要进行批评，处罚，降级或撤职.四，员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：1文件材料.主要文件包括员工人事调动表，劳动合同书，员工身份证，专业文凭，证书，待业证明等文件的复印件等.2考评记录.主要是《员工工作表现评估表》.公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期进行孝评.考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用.3出勤记录.员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档隶.员工出勤情况的记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感.4奖惩记录.员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力，可依赖程度，工作责任心厦工作态度的一种检验足度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据.5职级变更.员工在工作中，由于工作表现厦服务年限因素，其职务，级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力，工作表现，贡献大小.因此，员工工作档案中对员工职级的变动记录是考查员工工作表现的客观依据.五，在员工档案中，还要搜集员工工伤情况记录，客人表扬或投诉员工的信件（复印件）等资料.这对于全面，有效地考查员工表现都有重要作用.六，本办法自公布之日起实施.四，员工档案保管规定概念解说：档案保管是员工档案管理的一项重要内容，因而公司应当建立相应的档案管理规章，加强档案保管工作.编写要点：员工档案保管规定通常包括以下几项内容：（1）档案资料的归档；（2）档案的保密；（3）档案的转递；（4）档案的统计；（5）档案的检查核对.范 文：**公司员工档案保。

4.怎样简要写单位档案工作情况例子

1/6 依法治档。

加强档案管理，要严格遵守落实《档案法》。档案员要学习政治，熟悉法规，精通业务，履行职责。

2/6科学治档。明确范围。

此处的范围可以理解为制度适用场景的范围，也可理解为档案资料具体所指。行政、财务、业务分属的各类协议、合同→会议纪要→内外部收发文→工作总结汇报文书→法律专属文书→音像记录资料及制品→证照→社会获奖凭证→特殊文件资料→机密性资料→行业及业务培训教育。

备注：财务信息、涉密信息的档案资料要单独区分管理。3/6制度治档。

建立健全各项规章制度。制度结构为：目的→范围→保管制度→借阅制度以制度制定初衷→目的实效性→工作程序→明确权属之间调整相互关系。

4/6建立健全各种制度。保管制度：档案资料存放规定→存放安全环境→台账登记备案（所属部门及行政部门双重备案）→属性分类于检索→相互应证性→宏观总结规律→定期整理与销毁→销毁程序→安全防范→移交对接。

5/6借阅制度。原则性规定→禁止项→借阅程序→明确权责→借阅时间→借阅者规定→特殊情况处置。

备注：在制定时，原则上维护单位档案资料的保全，明确相关权责并便于开展工作，能够进行追责。6/6不断完善。

重点是保管方式：除了纸质档案管理外，还要加强电子档案管理，重点是文件夹里面套着文件夹，新建的方法是很多的。档案文件夹要做到三对应：一是与近年来档案法律法规对应；二是与上面档案考核标准对应；三是与纸质档案与实际分类各项指标对应。

档案员可在电脑桌面或E盘新建1个总文件夹，在总文件夹下内部再建几个或者十几个大文件夹，大文件夹内部根据需要建中文件夹，中文件下面再建几十个或更多小文件夹，每次在文件夹下面建子文件夹时，就是在双击原文件夹，打开原文件夹后在【空白处】右击，横移【新建】-再点击【文件夹】，即新建出了相应的子文件夹。

5.档案管理怎么做

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

6.如何制定公司档案管理规定

某某煤矿公文管理规定 一、发文管理 （一）行文格式 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。

1、发文机关应当写全称或者规范化简称。 2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种，紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。

3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。 4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类。

除发布和转发政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其他标点符号。如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件，原标题文字过长，可重新概括确定标题。

5、公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。 6、公文成文时间以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发领导的签发日期为准。

7、公文主题词标注在文件末页下部，抄报抄送范围上方。使用公文主题词以省委、省政府颁发的主题词表为准。

8、矿行政及矿党政（行政）办公室发文格式，主送单位为：基层各单位、机关各部室，抄送单位为：矿领导、副总、井领导；矿党委及党政（党委）办公室发文格式，主送单位为：各党（总）支部，抄送单位为：矿领导、副总、井领导、机关各部室。主送单位为部分单位的，应限定发文范围，抄送可直接写明单位或部门。

（二）行文规则 1、中共某某煤矿委员会、徐州矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、中共某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、中共某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、中共某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文，矿（井）党政也可以联合行文，联合行文须经矿（井）党政主要领导签发。 党政联合行文的编党委（党总支）文号。

党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序，纪委、工会、团委文件由各部门起草，履行审批、核稿、签发程序，统一归矿党政办公室建档管理。两井文件由各井自行管理。

2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。 “请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。

如涉及多个部门、多个事项，原则上应退回原单位重新行文。 3、原则上不越级行文，如需越级行文，应视内容抄送被越级的机关。

4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关，如涉及有关部门可以抄送，但不得同时抄送下级机关。 除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，必须交矿党政办公室按程序办理。

上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。 5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排，可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文，纪委、工会、团委可以单独行文，由矿分管领导签发，重要事宜需经矿主要领导签发。

（三）公文形成 发文办理程序为：起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发（视情况有时先由分管领导会签）或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。 1、公文起草 矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。

拟写公文应遵守以下几点： （1）拟写公文必须符合国家法律、法规，符合党和政府的文件、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应加以说明。

（2）内容真实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字精练、通顺，标点准确，篇幅力求简短。 （3）用词准确、规范，人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误，使用简称应规范，并加以说明，日期应写具体的年月日。

（4）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外，应使用阿拉伯数码书写。 （5）引用材料应核对原件，做到准确无误。

引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。 日期应写具体的年月日。

（6）正文部分如需使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 (7)必须使用国家法定计量单位。

（8）根据公文的内容和行文规则，准确使用文种，标明主题词。 根据需要标明紧急程序和密级。

（9）所有文稿一律使用计算机打印。 2、公文核稿及签发 （1）草拟好的公文，应先由党政办公室秘书进行核稿，填写发文标签。

拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字，并注明日期，不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。 核稿的重点是：是否需要发文，以什么名义发文；是否符合国家的法律、法规及有关规定，提出的意见和办法是否切实可行；需要同有关部门协商的事项是否已协商一致；内容是否准确属实；文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。

对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿，矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。 （2）公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要。

7.档案编号示例档案如何编号

请问是什么档案？ 归档文件？人事档案？文件档案？设备档案？会计档案？社区中居民档案？家庭档案？ 我就以如何为‘归档文件编号’为例吧： 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

件号：文件的排列顺序号。? 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

8.档案管理制度范本

档案管理制度制度名称 档案管理制度 受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条目的为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。

第2条管理部门行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。

（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章企业档案管理体制第3条归档范围（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。

（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（5）证件性文书资料。

包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。

（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条管理部门（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。

由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。

工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷第5条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章立卷第9条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

第12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

第14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。

卷内目录放在卷首。第15条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。第16条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第五章档案借阅、利用工作第17条企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。

（3）提供文献索引资料。第18条借阅管理（1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

（3）借阅期限不得超过____天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。

其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。第六章档案销毁管理第19条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后。