公务文书有很多种的,格式也不一样,不知道你说的是那一种。
常用商务公文 :
1、公务信息 :包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等;
2、上下沟通:包括请示、报告(工作报告、回复性报告)、公函、批复、意见等;
3、建规立矩:包括企业各类管理规章制度等、决定、命令、任命等;
4、包容大事小情:包括简报、调查报、计划、总结等;
5、对外宣传:礼仪类应用文、领导演讲稿、邀请函等;
6、财经类:经济合同、委托授权书等;
7、其他:电子邮件、便条、单据类(借条、欠条、领条、收条) 等。
公文的格式规范一、行政机关公文格式(一)用纸、排版及装订规则(1)公文采用A4型纸,幅面尺寸为:210mm*297mm。
(2)公文用纸天头(即上页边)37mm±1mm;用纸订口(左白边)28mm±1mm。版心尺寸156mm*225mm(不含页码)。
(3)公文的版心上边沿至发文机关标识的距离,除函为零之外,命令为20mm,请示、报告为80mm,其它为25mm。用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。
(4)公文正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。正文中如遇空白处不能盖下印章时,应调整正文字距、行距,务使正文与印章同处一页,不能出现“此页无正文”字样。
公文从左至右横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字。
少数民族文字按其习惯书写、排版。(5)公文要双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。
(6)公文应左侧装订,不掉页。封面与书芯不脱落,后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。(二)行政机关公文的文面格式新的《国家行政机关公文格式》(以下简称为《公文格式》)将公文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。
分述如下:1、眉首部分——即公文的版头部分,位于公文首页红色反线以上。(1)公文份数序号《行政公文办法》规定,绝密、机密级公文应标明份数序号。
公文份数序号简称份号,即同一文件份数的顺序编号,其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。序号用7位(不够7位时前面用0)阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。
(2)秘密等级和保密期限凡有保密要求的公文,应当在版心右上角第一行标明密级。秘密分绝密、机密、秘密三级。
标识时用3号黑体字,顶格标在版心右上角第1行,两字间空1字(无保密期限情况下)。2001年1月发布的《**办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>具体问题的处理意见》规定:“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。”
如公文需标明保密期限,应在密级程度和保密期限之间用“★”隔开,而秘密等级的两字之间不空字距,如“秘密★6个月”,“机密★1年”,“绝密★26年”等。特殊情况下,保密期限为长期的,可标为“绝密★长期”。
还有一种免标保密期限的,如“绝密”,则表示按该密级的最长保密期限处理(绝密30年、机密20年、秘密10年)。(3)紧急程度这是对公文送达时间的要求,分“特急”、“急件”,电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
顶格标在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级标在第1行,紧急程度则标在第2行。公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。
(4)发文机关标识发文机关标识又称文件名称,位于公文首页眉首中央,一般采用红色套印,所以正式公文俗称为“红头文件”。发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。
如《**文件》,《上海市政府文件》等,主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文,以及转发上级机关的公文等。用小标宋体,字号以醒目、美观为原则,但应小于22mm*15mm。
发文机关标识另有其它三种标写方法:①只写发文机关名称(全称或规范化简称)。如《**办公厅》,《**省政府》等,主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。
②发文机关名称(全称或规范化简称)加文种名称。如《中华人民共和国**令》、《**任免通知》等,主要用于命(令)、任免通知、会议纪要等少数几个文种。
③有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等,可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种,如《**商业局(请示)》、《**公司(函)》等。如是联合行文,标识发文机关时应使主办机关名称在前,“文件”两字置于发文机关名称右侧,上下居中排列;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
(5)发文字号发文字号是一份公文特定的代号。联合行文时,只标明主办机关发文字号。
如果是“命令”类公文,则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。发文字号用3号仿宋标注在发文机关标识正下方,空2行红色反线之上4mm处。
在没有签发人标识时,居中排布;有签发人标识时,发文字号居左空1格,签发人居右空1字排布。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。
如“国办发[2001]5号”、“沪府发[2002]1号”等。机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成,尽量简短,一般不超过五个字。
可分为三个层次:第一层次是发文机关的代字,即文件是以什么机关的名义发出的,“国办”就是表示该文件以“**办公厅”的名义发出;第二层次是部门代字,如文件是由发文机关内部的某一部门主办的,则可以在机关代字后面加上部门代字,如“国办秘”就是表示该文件是“**办公厅秘书局”主办的;第三层次是文件类型或文种代字,如“国办发”就表示是**办公厅的普发性文件;“国办批”就表示是**办公厅的批复;。
1)设定版心国标GB/T 9704—1999要求公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其幅面尺寸为:210mm*297mm,公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm,版心尺寸为:156mm*225mm(不含页码)。
设定:选定“纸型”标签,“纸型”选A4,“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签,根据上述数据要求,可算出页边距尺寸为:“上” 设定数值为3.7厘米,“下” 设定数值为3.5厘米,“左” 设定数值为2.8厘米,“右” 设定数值为2.6厘米,“装订线” 设定数值为0厘米。
按此数值设定即可实现版心尺寸156mm*225mm(不含页码)。(2)设定页脚国标GB/T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。”设定:打开“页面设置”对话框,选定“页边距”标签,“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米,可实现一字线距版心下边缘7mm。
选定“版式”标签, “页眉和页脚”选“奇偶页不同”,可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”,“垂直对齐方式”选“顶端”。
(3)设定每页行数与每页字数国标GB/T 9704—1999规定公文排版每页排22行,每行排28个字。设定:打开“页面设置”对话框,选定“文档网格”标签,选择“指定行网格和字符网格”,不选择“不改变字符跨度”,“每行 个字符”设为28,“每页 行”设为22,“档数”用默认值1,“文字排列”选“横排”,“应用于”选“整篇文档”。
以上设置全部完成后,点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽(见右图),出现选择性提示:“是否更改页面的默认设置?此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”(见下图),点击“是(Y)”,保存所有更改设置,则以后建立新文档时,上述设置将以默认值出现, 每次建立新文档时将不必再重新设置。4.字体设置GB/T 9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。
设定:选择“格式”菜单中的“字体”命令,打开“字体”对话框。选定“字体”标签,“中文字体”选“仿宋_GB3212”,“字形”选“常规”,“字号”选“3号”,其他设置不变。
点击对话框左下角“默认”按纽,将上述设置保存为默认值。此默认值为文档正文默认值,标题可在文字录入过程中另行设定。
5.插入页码国标GB/T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。”
设定:选择“插入”菜单中的“页码”命令,打开“页码”对话框,其中“位置”选“页面底端(页脚)”,“对齐方式”选“外侧”,若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”,点击“确定”,则在页脚位置出现页码,其中单页页码居右,双页页码居左。在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-1-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进右”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。
在文档第二页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-2-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进左”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成双页页码设定。6.成文日期的输入国标GB/T 9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全;‘零’写为‘○’”。
这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”,也不是英文字母“O”。'○'可通过下述方法输入:方法一:选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,对话框里有多种时间和日期的表达式,其中便有GB/T 9704—1999所规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。
方法二:使用“智能ABC输入法”,如输入 “i2001”,按空格键,则输入的即为“二○○一”。若想输入“二○○一年十二月十一日”,可直接输入“i2001ns2ys1r”,再按空格键即可。
总之,公文排版有许多技巧与方法,公文缮制者既要有强烈的责任心,同时还要掌握公文排版技巧,只有这样才能作好公文缮制工作。
计算机管理规定
第一条 购置和维护、维修
1. 公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准,只有符合这种标准的设备方可使用。
2. 公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选(包括设备的采购)。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司指定的专人监督。
3. 软、硬件设备的原始资料(软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等)根据档案保管要求保管。使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。
4. 公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。
第二条 使用
1. 公司及各部门的计算机只能由经办公室授权及培训的员工操作使用。
2. 使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时,务必关机切断电源。
3. 使用者的业务数据,应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上。
4. 未经许可,使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。
5. 严禁使用计算机玩游戏。
第三条 安全措施
1. 公司及各部门的业务数据,由该公司文件管理员至少每周备份一次;重要数据由使用者本人向文件管理员申请做立即备份。
2. 公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可,严禁非相关人员私自复制。
3. 未经许可,任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。
4. 使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码,严防被窃取而导致泄密。
5. 计算机的所有软驱都被屏蔽,使用者不得擅自解除屏蔽,如需使用,必须通过系统管理员。
第四条 上述各项,如有违反,按公司有关规章制度严肃处理。
国家行政机关公文处理办法>