工作联系函一般用于各个公司之间相关事务的商讨,即公司之间的正式通信。
一般发工作联系函都是一个公司有事要求另一个公司做,或者有什么问题需要联系对方公司,而工作联系函就相当于是正式的文件。电话联系固然可以,但是工作联系函才是最正式的方式,而且也方便双方记录。
工作联系函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:(一)首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。
公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。
主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。2、主体。
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。
无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。(四)结语。
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
撰写函件注意事项 :函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。 其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
公函,即公务信件,是上下级和各平行的以及不相隶属的机关和单位之间.在商洽、询问、答复和联系某项工作时使用的一种公文。
公函按行文方向可分为;向对方发出的商洽、联系的去函;对对方来函作出答复的复函。便函是相对正式公函而言的,主要用于平行的或不相隶属的机关单位之间商洽、联系、询问、答复一般性事项。
函的特点是使用范围广泛,不具有指示性质,不受行文关系的限制。函一般分三部分:受文单位名称;函的正文,即商洽、询问、答复的具体事项;落款,包括发文机关、日期、加盖公章。
写公函要用正式公文纸.编发文号,加盖机关单位正式印章。便函只用公用信笺或一般信纸.可以不编发文号,只盖单位的公章。
写函,要注意用最简洁的语言把问题说清楚,平行或不相隶属单位之间,措辞要得体,戒用命令、提示等语言。
关于拟派某某同志赴香港培训的函
某某工委:
我部上海海运局海员医院,于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请,拟派上海海员医院药剂师某某赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定,自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用,均由该公司提供。
妥否,请函示。 附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)
某 某 部
一九八六年五月五日
函: 系知照性公文 商洽联系业务,询问和答复问题,系商洽行公文关系,主要用于同级和不相隶属机关,属平行公文,只有联系和凭证作用 写法:照公文格式,简明周全 灵活多样,有应用公文格式的也有用书信体的 商询函正文格式 。
【标准格式】 □□□□□□关于□□□□□□的函 □□□□□□(主送机关): 目前,□□□□□□,……(事实依据),根据□□□□□□,……(理论依据),为了□□□□□□,……(目的主旨),拟□□□□□□,……(意图主旨)。由□□□□□□,……(分旨)。 当否,请函示。(意图主旨兼结语句) □□□□□□(署名) □□□□年□□月□□日 答复函正文格式 【标准格式】 □□□□□□关于□□□□□□的复函 □□□□□□(主送机关): 你□《关于□□□□□□的□□》收悉。经研究(依据)现对□□□□□□问题答复如下:(主旨) 一、□□□□□□,…… 二、…… 三、…… ……(分旨) □□□□□□(署名) □□□□年□□月□□日
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