记录是详细的记录,不属于公文;会议纪要不是单位下发的文件,是会议过程的简短记录,由参会人员签字证明即可,属于公文,用文件形式印出,并且不能加盖公章;会议简报是新闻消息性质的,不加密的一般可在内部传阅,也属于公文,不盖章。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:
第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
而会议简报则是在会议纪要与会议记录基础上的产物。
会议简报( conference bulletin; brief reports on conference proceedings )是会议期间为反映会议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项等内容而编写的简报。
根据《国务脘关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》 规定,会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
例如: 关于解决天津城市用水问题的会议纪要 一九八一年五月十五日,万里同志在天津市主持召开了解决 天津城市用水问题的会议。这次会议,不但研究了天津市用水的 问题,而且分析了华北水资源的情况,研究了京、津、唐城市用 水的统筹安排,以及工农业用水的方针。
现将会议决定的几个主 要问题纪要如下: 一、对天津城市用水问题,一定要下决心解决 二、天津城市的用水问题,突出地反映了华北水资源的不足 三、对华北水资源的五项方针 四、滦河水量的分配和引涞路线 为了贯彻以上的方针和措施,有关省、市都要做大量的思想 工作和组织工作。 要向群众说明华北水资源的情况,使大家认识 细,只有采取上述方针,才能统筹解决工农业和城乡的用水,才 能使华北地区的人民生活和经济发展得到保证。
在统一认识的基 础上,还必须统一步调互相支持。在引溧工程建成前,密云水 库还要支援天津城市的用水。
在桃林口水库建成前,引深水量的 调度也要适当照顾滦河下游的用水。 城市工业和农业都要节约用 水。
大家表示,京津唐地区过去在相互支持中得到发展,今后仍 将在团结治水的道路上继续前进。 简报就是用书面语言写的简短的情况报告。
简报是国家行政 机关的一种重要的应用文,是使用最普遍 最常见、使用范围最 广泛的文体之一。 简报的原则是必须实事求是,如实地反映问题 和情况 。
简报具有四个特点:一是快。简报就是要把情况迅速地 及时地反映给上级和有关部门,或传达到下属单位和有关人员。
二是简。在形式上要简明扼要。
三是新。在内容上,简报要有新 意,要反映新情况、新问题、新经验,能给人以启发、借鉴。
四 是密。 简报的类型按内容分,可以大体分为三大类:第一类是思想 动态性质的简报。
第二类是工作性质的简报,大体上可以包括: (1)对党的方针、政策、上级指示的领会和贯彻执行情况。(2 工作中的经验、教训和问题。
每一项工作在进行中抓了什么关 键,用了什么方法,走了什么弯路,遇到什么困难5解决了哪些 问题 有什么心 1 辱体会,随时需要用简报反映。 (3)典型调查的 情况和结论。
(4)表扬和批评。第三类是会议情况摘要性质的简 报。
但有时简报也有交叉现象。 简报的常用写法。
主要介绍三种:一是综合性简报。这种简 报的写法是,根据大量的情况,首先提炼出一个能够准确鲜明地 表达主题思想的引人注目的标题,然后紧紧围绕主题思想,选 择、调配材料,搭出^ “架子”,即用哪几个观点和材料来说明 问题。
二是写一人一事或一个问题的简报。它要求选择比较典 型、比较新鲜,而且值得反映的=人、一事或一个问题,紧紧抓 住事件或问题的中心,去粗取精,有层次地把情况表述清楚。
三 是会议简报。会议简报有综合的,有一事一报的。
对公文主题有什么要求? (1)正确:公文主题要符合客观实际,符合事物的发展规律,符合党的方针政策. (2)鲜明:公文主题要表达的明白,清楚,准确. (3)集中:一篇公文只表达一个主要意图,一个基本观点. 简报的特点是什么? 1.新闻性 简报有些近似于新闻报道,特点主要体现在真、新、快、简四个方面. “真”是内容真实,这是新闻的第一性征.简报所反映的内容、涉及的情况,必须严格遵循真实性原则,时间、地点、人物、事件、原因、结果,所有要素都要真实,所有的数据都要确凿.虚构编造不行,移花接木、添枝加叶也不行. “新”指内容的新鲜感.简报如果只报道一些司空见惯的事情,就没有多大价值和意义了.简报要反映新事物、新动向、新思想、新趋势,要成为最为敏感的时代的晴雨表. “快”是报道的迅速及时.简报写作要快,制作的发送也要简易迅速,尽量让读者在第一时间里了解到最新的现实情况.新闻界有个说法叫“抓活鱼”,时间拖久了,鱼不活了,味道也不鲜美了. “简”是指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓.简报名目之前冠一“简”字,可以看出简洁对它来说是多么重要. 2.集束性 虽然一期简报中可以只有一篇报道,但更多情况下,一期简报要将若干篇报道集结在一起发表,形成集束式形态.这样做的好处是有点有面、相辅相成,加大信息量,避免单薄感.此节后所附的范文是一期完整的简报,由四篇报道组成,体现了简报的集束性特点. 3.规范性 从形式上看,简报要求有规范的格式,由报头、目录、编者按、报道正文、报尾等部分组成.其中报头、报道正文、报尾是必不可少的,而且报头和报尾都有固定的格式.可参见范文 . 会议纪要和会议记录有何区别? 会议纪要适用于记载,传达会议情况和议定事项.会议记录则是当事人记录会议情况以备查的一种文体.相比较而言会议纪要含义更广泛也有约束力。
会议纪要是会议秘书机构根据会议记录和其他相关文件加工整理而成的,用来记载和传达会议情况与议定事项,反映会议基本精神,统一协调各方面步调,要求与会单位共同遵守与执行的法定性行政公文,是2000年8月24日**在《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的十三种重要公文之一。
任何议决性的会议内容都可以通过会议纪要来通报宣传和贯彻执行,尚待决议的或者意见相左的,也可以写入纪要。因此,会议纪要具有极为广泛的实用价值。
会议综述和会议纪要一样,也是一种实用性非常强的会议文件。它是在专题性会议召开的基础上,通过收集、整理、研究会议有关材料,运用客观叙述和综合评价的手段,对会议主题、会议成果以及会议中提出的问题进行认真分析和深入研究的文章体裁。
综述的种类很多,本文所论及的会议综述从文体种属关系来说,它属于科学文献的一种。这是因为会议综述偏重于学术性和理论性,尽管它也是由会议所衍生,但它具有独特的写作内容和写作目的。
实际上,虽然会议综述和会议纪要同样是会议文献,但无论是文体属性还是写作方法,它们之间都有着非常明显的区别。 一、文体性质不同 会议纪要属于国家机关行政公文,和其他行政公文一样,它也是用来“传达贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。”
(《国家行政机关公文处理办法》)由此可见,会议纪要的写作内容是会议研究和议决的结果,从根本上说具有比较强的政治性和政策性。不管是国家机关、人民团体还是企事业单位,会议纪要对它们的相关工作都具有比较强的指导、约束和强制执行的作用。
如《沿长江五市对外开放研讨会纪要》(2004年9月20日)、《**经济特区工作会议纪要》(2005年2月20日)等,它们所反映和体现出来的会议内容,是与会人员经过研究讨论所形成的议决性意见,行政约束力强,具有明确的政策性和指导性。除此之外,对有关学术性会议和理论研讨会也可以写作会议纪要,不过它们侧重于表现各种学术观点和理论成果,不具备法定的行政权威和约束力。
如《中国语文现代化学会第七次学术会议纪要》(2006年10月30日),《湖南省中青年文艺评论家学术研讨会纪要》(2006年12月17日)等。 会议综述尽管与会议也有着密切关系,也是由各种不同类型、不同层次的会议衍生出来的,但它是一种具有较强的理论性和学术性的文章形式。
从成文过程和反映的对象来说,一方面它具备会议公文的形式和特点;另一方面,文章所表现的内容在本质上更加偏重于理论探讨与学术研究,在写作方法上也是按照“提出学术观点”和“进行深入论述”的方法来进行。因此,会议综述可以说是一种具有应用文体与学术文体双重特性的文章形式。
它除了准确反映会议的基本内容外,更强调在叙说的基础上进行综合,在宣传介绍的基础上进行研究探讨。相比较而言,会议纪要适合于各种不同的会议,所反映的内容主要是会议议决的结果;而会议综述则主要是针对学术研究和理论探讨的专题会议来写作的,虽然注重已经达成的共识,但它同样也可以罗列不同的学术观点和理论观点,在内容的表现上体现出比较强的“求同存异”的特点。
二、写作目的不同 会议纪要是对会议内容经过收集整理、综合分析后写作而成的比较完整的文件,是会议精神的集中反映,具有鲜明的政策性和高度的概括性。首先,会议纪要通过对主要内容和主要观点的准确反映,特别是对议决内容的高度概括,为有关政策的制定和贯彻执行提供准确的依据。
从这一点上说,会议纪要作为一种正式的会议文件,对政策的制定和工作的落实实施,能够发挥重要的指导和约束的作用。其次,会议纪要最基本的写作目的在于总结会议精神,传达和通报会议内容,推动相关工作顺利开展。
从其发挥的作用来看,“它可以作为上行文向上级机关报告会议情况,供领导掌握情况或批转有关单位贯彻执行;可以把会议研讨或商定的各种意见,归纳成文后直接下发,或呈报上级批转下发,或由主持会议机关加批语下发,一般无须再使用‘通知’进行颁布。”[1]最后,会议纪要的写作,是有关单位留存会议资料、完善档案管理的重要方式。
相比较而言,会议纪要比会议记录、会议简报等其他文件更具有公文的完整性和内容的系统性,更体现档案文献的特点。 而会议综述因为它所偏重的理论性与学术性,这就使得它与会议纪要有着明显不同的写作目的。
会议综述是对学术专题会议或理论专题会议的综合叙述,因此,会议综述的写作主要是用来进行学术成果和理论成果的交流与传播,引导人们对某一学术问题或某一理论问题进行更进一步的研究与探讨,以期把学术研究与理论研讨引向深入。会议综述中反映的内容,既可以象会议纪要一样是形成了议决的内容,也可以充分体现学术研究和理论探讨“百花齐放、百家争鸣”的特点。
既重视已经形成了共识的观点和理论,同时也客观公允、实事求是的介绍各种不同的学术观点和具有典型性的见解。从写作的主体来说,会议纪要一般是由会议的秘书组织来完成的,而会议综。
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