秘书活动的基本方式是处理信息和事务。下面是第一范文网小编为您精心整理的文秘专业基础知识大全。

　　篇一

　　秘书的定义及分类

　　一、秘书的定义

　　(一)制定秘书定义的要点

　　1.秘书活动的服务对象是领导者;

　　2.秘书活动的根本职能是辅助管理;

　　3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

　　(二)教材给出的定义

　　秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。

　　(三)其他定义

　　1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。

　　2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。

　　3.秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。

　　二、秘书的分类

　　(一)纵向分类(秘书的层次)

　　1.秘书所在单位的级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。

　　2.同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分：

　　(1)初级秘书：主要从事一般日常工作;

　　(2)中级秘书：主要负责文字工作——起草文稿、办理公文、处理信息;

　　(3)高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。

　　3.秘书职业资格鉴定的三个等级线：初级、中级、高级秘书，在知识要求和技能要求上各有不同。

　　(二)横向分类(秘书的类别)

　　1.从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。

　　2.从具体工作的角度划分，其意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。

　　(1)“生活秘书”这一类型确实存在过，不能简单地予以否定;

　　(2)按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”、“警卫秘书”等类型。

　　篇二

　　文秘专业基础知识介绍

　　一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

　　那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：

　　首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

　　不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

　　这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

　　其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

　　写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

　　要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

　　最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

　　写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

　　作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

　　篇三

　　秘书机构

　　一、秘书机构的定义

　　秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。

　　二、秘书机构的性质

　　(一)比较两类机构

　　1.职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰。(或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”)

　　2.综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。

　　(二)秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构。

　　三、秘书机构的特点

　　(一)附属性：直接隶属于领导机关;

　　(二)综合性：活动内容综合性强;

　　(三)辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督。

　　四、秘书机构的设置

　　(一)总原则：必须适应机关或单位管理工作的实际需要。

　　(二)具体要求：

　　1.凡独立单位必须设置秘书机构;

　　(独立单位：有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。)

　　2.秘书机构的组织形式、人员配备，必须符合精简、合理、高效的要求;

　　3.秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。

　　五、秘书机构的任务

　　(一)总括：

　　1.秘书机构的基本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务服务。

　　2.办文、办会、办事是中外秘书机构的主要任务的概括。

　　(二)分述：

　　1.政务性工作(参与政务)

　　(1)调查研究(为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议)

　　(2)信息工作(向决策者及时提供准确、完整、有用的信息)

　　(3)协调工作(侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系)

　　(4)咨询工作(为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广)

　　2.业务性工作(秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务)

　　(1)文书工作(公文的“统收统发”)

　　(2)档案工作(现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理)

　　(3)会务工作(为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作)

　　(4)接待工作(可分为内宾、外宾接待两大类，注意“内外有别”)

　　(5)保密工作(保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室)

　　3.事务性工作(主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等)

　　六、秘书机构的领导关系

　　(一)秘书机构只直接对所属机关单位负责

　　秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。

　　这种领导关系，可以形象地比喻为“各为其主”、“各自为营”。

　　(二)秘书机构之间的联系

　　1.纵向联系

　　2.横向联系

　　七、各类秘书机构(略)